Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Umas Oy
Y-tunnus 3604932-4
Espoo, Suomi
Sähköposti: info@umasity.com

Tietosuojavastaava: Tietosuojavastaavan nimitys ei ole GDPR artiklan 37 mukaan pakollinen toimintamme luonteen ja laajuuden vuoksi. Tietosuojakysymyksissä yhteyshenkilönä toimii perustaja Samu Sauvonsaari, info@umasity.com.

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:

• Yhteydenottolomake: vastataksemme kyselyihisi (oikeusperuste: oikeutettu etumme palvella potentiaalisia asiakkaita, GDPR 6(1)(f)).
• Demopuhelun varaus (Cal.com): varaaksemme ajan kalenteriin (oikeusperuste: sopimuksen valmistelu, GDPR 6(1)(b)).
• Sivuston tekninen toiminta: Cloudflare käsittelee IP-osoitettasi väliaikaisesti palvelun toiminnan ja tietoturvan turvaamiseksi (DDoS-suojaus, kaistaraja). Käsittely on hetkellistä eikä tuota yksilöitäviä tunnisteita (oikeusperuste: oikeutettu etumme, GDPR 6(1)(f)).
• Umasvoice-palvelu: ks. erillinen DPA-sopimus jokaisen asiakkuuden kanssa.

Sivusto ei käytä analytiikkaa eikä seurantaa: kävijämääriä, sivulatauksia tai käyttäytymistä ei mitata.

3. Tietojen säilytysaika

• Yhteydenottolomake: 6 kuukautta viimeisestä yhteydestä.
• Demopuhelun varaus: 6 kuukautta varauksesta, sen jälkeen anonymisoidaan tai poistetaan.
• Cloudflaren tekninen IP-käsittely: hetkellistä, ei pysyvää tallennusta.
• Umasvoice-puheluaudiota ei tallenneta meille missään vaiheessa; puheluiden ääni käsitellään reaaliaikaisesti ja poistuu käsittelyn jälkeen. Puhelun metatiedot (aika, kesto, lopputulos) ja asiakkaan pyytämä tekstiyhteenveto säilytetään asiakkaan tilauksen voimassaoloajan, jonka jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan 90 vuorokauden sisällä tilauksen päättymisestä.

4. Tietojen siirto ja alikäsittelijät

GDPR artikla 13(1)(e) edellyttää, että alikäsittelijät kerrotaan vähintään kategorioittain. Sivuston ja palvelun käytössä on kaksi alikäsittelijäluokkaa.

4.1 Sivustolla käytettävät palvelut (julkisesti nimettyinä)

Nämä palveluntarjoajat näkyvät sivuston kävijöille suoraan, joten kerromme ne nimeltä:

• Cloudflare, Inc. (Yhdysvallat / globaali EU-edge): sivuston jakelu (CDN), DDoS-suojaus ja bottisuoja (Cloudflare Turnstile yhteyslomakkeessa). Turnstile voi tarvittaessa asettaa lyhytkestoisen tunnistautumisevästeen (cf_chl_*), kun bottiepäilys aktivoituu — eväste poistuu istunnon päätyttyä. EU-liikenne reititetään ensisijaisesti EU-edgeiden kautta. Siirrot EU:n ulkopuolelle SCC-vakiolausekkeilla. Cloudflaren tietosuojakäytäntö ↗
• Cal.com, Inc. (Yhdysvallat): demopuhelun ajanvarauksen tarjoaminen ulkoisella linkillä osoitteesta cal.com/umasvoice/demo. Tietoja siirretään Cal.comille vain silloin, kun kävijä klikkaa "Varaa demoaika"-linkkiä /yhteys/-sivulla. Siirrot SCC-vakiolausekkeilla. Cal.comin tietosuojakäytäntö ↗
• Simple Static Forms (Web3Forms) (EU): yhteydenottolomakkeen välitys postilaatikkoon. Tietoja siirretään vain lomakkeen lähetyksen yhteydessä. Web3Formsin tietosuojakäytäntö ↗

4.2 Umasvoice-palvelun tekninen kokoonpano (kategorioittain)

Puhepalvelun teknisten alikäsittelijöiden nimet ovat osa kilpailuetuamme, joten ne kerrotaan ajantasaisena listana DPA-sopimuksessa jokaisen asiakkaan kanssa allekirjoitettavasti, ja toimitamme listan pyynnöstä myös ennen tilausta. Tämä kattaa seuraavat kategoriat:

• SIP / puhelinyhteyksien välitys, kansainvälinen operaattori, EU-reititys ensisijaisena. Siirrot EU:n ulkopuolelle SCC-vakiolausekkeilla ja Schrems II -arvioinnilla.
• Puhesynteesi (tekstistä puheeksi), reaaliaikainen käsittely, ei pysyvää tallennusta. Siirrot EU:n ulkopuolelle SCC:llä.
• Puheentunnistus (puheesta tekstiksi), reaaliaikainen, ei pysyvää tallennusta.
• Kielimallipohjainen vastaustenmuodostus, reaaliaikainen käsittely, asiakkaan konfiguraation mukaan. Siirrot EU:n ulkopuolelle SCC:llä.
• Transaktiosähköpostit, siirrot EU:n ulkopuolelle SCC:llä tarvittaessa.

Ilmoitamme aktiivisille asiakkaille sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen ennen uuden alikäsittelijän lisäämistä tai nykyisen korvaamista.

5. Rekisteröidyn oikeudet

GDPR antaa sinulle oikeudet: pääsy omiin tietoihin, oikaisu, poisto, käsittelyn rajoitus, tietojen siirto, vastustamisoikeus. Lähetä pyyntö osoitteeseen info@umasity.com, vastaamme 30 päivän sisällä.

Valitusoikeus: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 00520 Helsinki, tietosuoja.fi.

6. Evästeet

Sivusto ei käytä analytiikkaa eikä markkinointiseurantaa. Selaus ei aseta seurantaevästeitä. Yhteyslomakkeen Cloudflare Turnstile -bottisuojaus voi tarvittaessa asettaa lyhytkestoisen, välttämättömän tunnistautumisevästeen vain bottiepäilyksen yhteydessä. Lue tarkemmin evästesivulta.

7. Tietojen suojaus

Tiedot salataan siirrossa ja levossa alan vakiokäytäntöjen mukaisesti. Pääsy järjestelmiin on 2-vaiheisen autentikoinnin takana ja rajattu nimenomaisesti tarvitseville henkilöille. Tietomurroista ilmoitamme sinulle 72 tunnin sisällä GDPR-velvoitteen mukaisesti.

8. Selosteen päivitykset

Tätä selostetta voidaan päivittää. Viimeisin päivitys tehty 4.5.2026. Olennaiset muutokset ilmoitetaan sähköpostilla aktiivisille asiakkaille.